Protsess

  1. Tellija koostab digikoopia tellimuse.
  2. Tellimuse töölehel märgitakse tellimuse täpsem sisu – mitteavalike failide korral lisatakse täpsem selgitus (vajadusel õigustatud huvi põhjendus) ja digiteerimistöö korral töö tulemuse kirjeldus (nt mis formaadis ja mis mõõtudega faile soovitakse)
  3. Tellija esitab töötajakeskkonnas või avalikus keskkonnas digikoopia tellimuse
  4. Tellimuse saaja rollis olev muuseumitöötaja (nt koguhoidja) saab teate laekunud tellimuse kohta
  5. Tellimuse saaja teeb töötajakeskkonnas otsuse tellimuse täitmise kohta (ehk kas ja millised failid tellijale väljastatakse või kas soovitud kujul digiteerimistööd on võimalik teostada) ja saadab tellijale tagasiside koos tööde maksumusega (kui tellimuses oli tasulisi töid).
  6. Kui tellimus otsustakse jätta täitmata:
    1. Tellimuse saaja teeb otsuse, et tellimust ei täideta ja lisab ka vastava põhjenduse
    2. Tellija saab teate tehtud negatiivse otsuse kohta
  7. Kui tellimus otsustatakse täita:
    1. Kui tegemist on olemasolevate mitteavalike failide tellimisega, mille eest muuseum ei soovi tasu küsida:
      1. Tellimuse saaja valib failid, mis otsustati väljastada (võivad olla kõik tellitud failid, aga ka osad tellitud failidest) ja vajadusel lisab ka põhjenduse (nt miks kõiki tellitud failidest ei väljastata)
      2. Tellimuse saaja kinnitab tellimuse, millega avatakse tellitud failid tellijale teatud aja jooksul kasutamiseks
      3. Tellija saab teate tehtud otsuse kohta
      4. Tellija tutvub töötajakeskkonnas või avalikus keskkonnas (sõltuvalt, kust tellimus esitati) talle avatud failidega.
    2. Kui tegemist on olemasolevate mitteavalike failide tellimisega, mille eest muuseum soovib tasu küsida: (arvega maksmine)
      1. Tellimuse saaja valib failid, mis otsustati väljastada (võivad olla kõik tellitud failid, aga ka osad tellitud failidest) ja vajadusel lisab ka põhjenduse (nt miks kõiki tellitud failidest ei väljastata)
      2. Tellimuse saaja ekspordib tellimuse (sh failide nimekirja) failina raamatupidamise jaoks
      3. Tellimuse saaja edastab tellimusega seotud info süsteemiväliselt raamatupidamisse, kes väljastab tellijale arve
      4. Kui arve on tasutud, kinnitab tellimuse saaja tellimuse, millega avatakse tellitud failid tellijale teatud aja jooksul kasutamiseks
      5. Tellija saab teate tehtud otsuse kohta
      6. Tellija tutvub töötajakeskkonnas või avalikus keskkonnas (sõltuvalt, kust tellimus esitati) talle avatud failidega. Tal on võimalus failid ka alla laadida.
    3. Kui tegemist on olemasolevate mitteavalike failide tellimisega, mille eest muuseum soovib tasu küsida: (pangalingiga maksmine)
      1. Tellimuse saaja valib failid, mis otsustati väljastada (võivad olla kõik tellitud failid, aga ka osad tellitud failidest) ja vajadusel lisab ka põhjenduse (nt miks kõiki tellitud failidest ei väljastata)
      2. Tellija saab teate talle suunatud arve kohta ning tasub selle kasutades pangalinki
      3. Tellimuse täitja saab teate, et arve on tasutud ja failid võib väljastada
      4. Tellimuse saaja kinnitab tellimuse, millega avatakse tellitud failid tellijale teatud aja jooksul kasutamiseks
      5. Tellija saab teate tehtud otsuse kohta
      6. Tellija tutvub töötajakeskkonnas või avalikus keskkonnas (sõltuvalt, kust tellimus esitati) talle avatud failidega. Tal on võimalus failid ka alla laadida.
    4. Kui tegemist on digiteerimistöö tellimusega:
      1. Tellimuse saaja teeb otsuse, et digiteerimistööd on võimalik teostada. Kui töö on tasuline teavitab tellimuse saaja tellijat töö maksumusest.
      2. Tellimuse saaja alustab digikoopia tellimuse juurest objekti taotlemist või muuseumisisese kasutamise akti koostamist eesmärgiga „digiteerimine“
      3. Järgneb objekti(de) muuseumisisese liikumise protsess ja seejärel digiteerimistöö protsess
      4. Kui digiteerimistöö on teostatud, valib tellimuse saaja failid, mis telliti ja vajadusel lisab ka põhjenduse (nt miks kõiki soovitud faile ei loodud)
      5. Tellimuse saaja ekspordib tellimuse (sh failide nimekirja) failina raamatupidamise jaoks
      6. Tellimuse saaja edastab tellimusega seotud info süsteemiväliselt raamatupidamisse, kes väljastab tellijale arve
      7. Kui arve on tasutud, kinnitab tellimuse saaja tellimuse, millega avatakse tellitud failid tellijale teatud aja jooksul kasutamiseks
      8. Tellija saab teate tehtud otsuse kohta
      9. Tellija tutvub töötajakeskkonnas või avalikus keskkonnas (sõltuvalt, kust tellimus esitati) talle avatud failidega. Tal on võimalus failid ka alla laadida.


Tabel 1. Digikoopia tellimuse töölehe andmed

Nr

Välja nimi

Kirjeldus

Välja tüüp

Kohustuslikkus

1Tellimuse nrTellimuse kui dokumendi numbersüsteem täidab+
2Loomise kuupäevTellimuse töölehe vormistamise kuupäevsüsteem täidab+
3Esitamise kuupäevTellimuse saabumise kuupäev. Kui tellimus laekub teise muuseumi või avaliku kasutaja poolt, siis sama mis loomise kuupäev. Kui tellimus registreeritakse käsitsi, siis kasutaja sisestab ise süsteemiväliselt laekunud tellimuse kuupäeva.süsteem täidab+
4TellijaKui tegemist on avalikust keskkonnast esitatava tellimusega, siis on andmed automaatselt süsteemi poolt eeltäidetud (kasutaja on end autentinud) (isikukood/sünniaeg, kontaktandmed (telefon, e-mail)).

4.3.1Ees- ja perekonnanimiosaleja andmeväljadtekstiväli+
4.3.2Isikukoodosaleja andmeväljadnumbriväli+
4.3.3Telefoni numberosaleja andmeväljadnumbriväli-
4.3.4E-mailosaleja andmeväljadtekstiväli+
4.3.5Aadressosaleja andmeväljadtekstiväli-
5Maksja (kui erineb tellijast)

Isik, kes teostab makse.
Kui tegemist on töötajakeskkonnast esitatava taotlusega, siis automaatselt muuseumi nimi;

kui tegemist on avalikust keskkonnast esitatava tellimusega, siis füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi või juriidilise isiku nimi ja registrikood.


-
5.1Maksja on sama kui tellija
checkbox-
5.5Arve saatmise e-mail (kui erineb tellija e-mailist)

Digikoopia tellimuse eest arve saatmise e-mail


-
5.5.1E-mail on sama
checkbox-
6Soovitud tellimuse täitmise kuupäev

Kuupäev mis ajaks peaks tellimus olema täidetud (kasutaja soov)

Välja juurde märge: "Tellimuse täitmise kuupäev sõltub töö mahust ning selgub, kui muuseum töö kinnitab."

kuupäeva valik-
7KasutuseesmärkDigikoopiate kasutamise eesmärktekstiväli+
8Tellimuse kirjeldusTellimuse sisu täpsem selgitus (vajadusel õigustatud huvi põhjendus) ja digiteerimistöö korral töö tulemuse kirjeldus (nt mis formaadis ja mis mõõtudega faile soovitakse).suur tekstiväli-
9LisadokumendidVõimalus üles laadida lisadokumente (nt isikut tõendava dokumendi koopia või garantiikiri)dokumentide üleslaadimise koht-
10ObjektObjektid, mille failid tellimusse lisatakse (esinduspilt, objekti number, objekti nimetus, olemus, autor)
+
10.1Objekti otsing
otsingu moodul-
10.2Lisa objekt
nupp-
10.3Lisa sülemSülemidnupp-
10.4Esinduspilt
süsteem täidab+
10.5Objekti number
süsteem täidab+
10.6Objekti nimetus
süsteem täidab+
10.7Olemus
süsteem täidab+
10.8Autor
süsteem täidab+
10.9Lisa tehniline täpsustusVõimalus lisada objekti kohta tehniline täpsustus. nupp mis tekitab tekstivälja-
11SalvestaVõimalus salvestada edasiseks täitmiseksnupp-
12Esita tellimus
nupp-

Joonis 1. Digikoopia tellimuse koostamise vaade

Tabel 2. Digikoopia tellimuste nimekirjavaate andmed

Nr

Välja nimi

Kirjeldus

Välja tüüp

1Filterdamise võimalus

Filtrid:

  • tellimuse saabumise kuupäev
  • tellija
  • tellimuse olek

2Uue digikoopia tellimise lisamine
nupp
3Minu muuseumi esitatud tellimused
checkbox
4Minu muuseumile saabunud tellimused
checkbox
4.1tellimuse nr
süsteem täidab
4.2tellimuse saabumise kuupäev
süsteem täidab
4.3tellija
süsteem täidab
4.3.1tellija asutuskui asutust ei ole siis on märge eraisiksüsteem täidab
4.4tellimuse täitja nimi
süsteem täidab
4.5tellimuse olek
süsteem täidab
5Täitmata tellimused

Tellimused, mis on avaliku töötajakeskkonna või avaliku keskkonna kaudu saabunud, kuid mille osas pole veel otsust tehtud ning tellimused, mille andmeid alles sisestatakse.

Kuvatakse tabelina.


5Täidetud tellimusedLõpetatud digikoopia tellimused, mille kohta on otsus tehtud.
5.1tellimuse nr
süsteem täidab
5.2tellimuse saabumise kuupäev
süsteem täidab
5.3tellija
süsteem täidab
5.3.1tellija asutuskui asutust ei ole siis on märge eraisiksüsteem täidab
5.4tellimuse täitja nimi
süsteem täidab
5.5tellimuse olek
süsteem täidab
6Lae alla nupp

Digikoopia tellimuste nimekirja peab saama genereerida ja alla laadida Office Open XML Spreadsheet (.xlsx), OpenDocument Spreadsheet (.ods), PDF vm sobilikus formaadis. See on vajalik näiteks selleks, et koostada raamatupidajale tellimuste nimekiri, kus on toodud välja iga tellimuse andmed ja konkreetses tellimuses sisalduvad failid.

Seejuures tuleb arvestada, et tellimuse kohta võib olla otsus juba sisestatud (sh valik, millised failid otsustatakse väljastada).

nupp
6.1Faili tüüpfailitüübi valikklassifikaator

Joonis 2. Tellimuste nimekirjavaade

Tabel 3. Digikoopia tellimise menetlemise andmeväljad

Nr

Välja nimi

Kirjeldus

Välja tüüp

1Tellimuse nrTellimuse kui dokumendi numbersüsteem täidab
3Esitamise kuupäevTellimuse saabumise kuupäev. Kui tellimus laekub teise muuseumi või avaliku kasutaja poolt, siis sama mis loomise kuupäev. Kui tellimus registreeritakse käsitsi, siis kasutaja sisestab ise süsteemiväliselt laekunud tellimuse kuupäeva.süsteem täidab
4TellijaKui tegemist on avalikust keskkonnast esitatava tellimusega, siis ka isikukood/sünniaeg, kontaktandmed (telefon, e-mail, aadress).
4.3.1Ees- ja perekonnanimiosaleja andmeväljadsüsteem täidab
4.3.2Isikukoodosaleja andmeväljadsüsteem täidab
4.3.3Telefoni numberosaleja andmeväljadsüsteem täidab
4.3.4E-mailosaleja andmeväljadsüsteem täidab
4.3.5Aadressosaleja andmeväljadsüsteem täidab
5Maksja (kui erineb tellijast)

Isik, kes teostab makse.
Kui tegemist on töötajakeskkonnast esitatava taotlusega, siis automaatselt muuseumi nimi;

kui tegemist on avalikust keskkonnast esitatava tellimusega, siis füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi või juriidilise isiku nimi ja registrikood.


5.1Maksja on sama kui tellija
süsteem täidab
5.2Arve saatmise e-mail (kui erineb tellija e-mailist)

Digikoopia tellimuse eest arve saatmise e-mail


5.5.1E-mail on sama
süsteem täidab
6Soovitud tellimuse täitmise kuupäevKuupäev mis ajaks peaks tellimus olema täidetud (kasutaja soov)süsteem täidab
7KasutuseesmärkDigikoopiate kasutamise eesmärksüsteem täidab
8Tellimuse kirjeldusTellimuse sisu täpsem selgitus (vajadusel õigustatud huvi põhjendus) ja digiteerimistöö korral töö tulemuse kirjeldus (nt mis formaadis ja mis mõõtudega faile soovitakse).süsteem täidab
9LisadokumendidKui on üles laetud dokumente siis kuvatakse need väljasüsteem täidab
10Objektide tabelObjektid, mille failid tellimusse lisatakse (esinduspilt, objekti number, objekti nimetus, olemus, autor)
10.1Tööd saab täita Iga objekti ees on checkbox milles saab töötaja märkida kas tellimust saab täita või mittecheckbox
10.2Objekt on tasuline/tasutaIga objekti kohta mille tööd otsustatakse täita peab töötaja valima kas see on tasuline või tasuta.checkbox
10.3Kulu klassHinnakirja alusel koostatud klassifikaatorklassifikaator
10.4Esinduspilt
süsteem täidab
10.5Objekti number
süsteem täidab
10.6Objekti nimetus
süsteem täidab
10.7Olemus
süsteem täidab
10.8Autor
süsteem täidab
10.9Viide digihoidla arhiivorbjektileLink mis viib museaali digihoidla failide juurdelink
10.10Lingid väljajagatud failidele

Lingid objekti tööde käigus väljajagatud digihoidla failidele.

(Alguses neid ei ole, tekivad tööde käigus)

link
10.11HindSüsteem täidab hinna kulu klassi valiku põhjalsüsteem täidab
10.12Hind kokkuArvutab kokku tellimuse koguhinnasüsteem täidab
11Kommentaar/Vastustekstiväli kasutaja päringule vastamiseks või selle täpsustamisekstekstiväli
11.1Vasta päringule
nupp
12Kommentaarid/vastusedkommentaaride vormis kirjavahetuse kuvamine tellijagatekst
13Kinnita tellimustellimuse otsused on tehtudnupp
14Saada info raamatupidajaleKui tellimuses on tasulisi töid, siis tuleb info tööde kohta saata raamatupidajale, et ta saaks koostada arve.nupp
15Alusta muuseumisisest kasutamist

Kui on tellimuses on vaja faile digiteerida siis saab neid muuseumisisese kasutamise kaudu digiteerimisse saata.

Muuseumisisene kasutamine ilma MUIS taotluseta - andmeväljad

nupp
16Lõpeta tellimusKui tellimusega on kõik toimingud tehtud siis saab töötaja selle lõpetatuks märkida.nupp

Joonis 3. Digikoopia tellimise menetlemise vaade

  • No labels