Protsessimudel

Väli

Kirjeldus

Kirjaliku tõlketeenuse osutamine

Protsessi kirjeldus

Protsess kirjeldab kirjaliku tõlketeenuse osutamist ministeeriumites ja haldusala asutustes. Sõltuvalt organisatsiooni töökorraldusest võivad protsessis kirjeldatud tegevuste järjekord ning rollide nimetused erineda, kuid üldjoontes on tegevuste sisu esindatud kõikides asutustes.

Tõlketeenuse osutamine on tagatud tõlkebüroode teenuste kasutamisega, kuid samuti on teatud asutustes võimalik kasutada koosseisulisi tõlkijaid.

Tõlketeenuse tellimiseks tuleb tellijal täita tõlketaotlus ning seejärel tõlkekorraldaja otsustab, kas tööd teostab koosseisuline tõlk (olemasolu korral) või tõlkebüroo. Enne tellimuse edastamist tõlkebüroole või koosseisulisele tõlgile läbib tõlketaotlus vajadusel kooskõlastusringi. Kui tellimus on tõlgitud, siis tagastatakse see tellijale. Tellija vaatab üle, kas tõlkekvaliteet vastab ootustele ning juhul, kui kõik on korras, tellimus aktsepteeritakse ja arve kooskõlastatakse. Juhul, kui tellija ei ole rahul tõlkekvaliteediga, siis tõlkebüroo parandab tehtud töö.

Tegutsejad

Ministeeriumite ja haldusala asutuste töötajad:

  • tellija

  • tõlkekorraldaja

  • ministeeriumi muu töötaja (asekantsleri abi, osakonna juht jt.)

Seotud infosüsteemid

  • Delta (kasutab sotsiaalministeerium, prokuratuur)

  • RTIP (kasutab rahandusministeerium)

  • Jira (kasutab statistikaamet)

  • Outlook (kasutab maksu- ja tolliamet, prokuratuur)

Seotud kasutuslood/ärireeglid

-

Seotud prototüübi vaated

-

Seotud probleemkohad

Nr

Tegevus

Kirjeldus

1

Tõlketaotluse täitmine

Tellija täidab tõlketellimuse taotluse. Taotluse täitmine võib toimuda infosüsteemis (Jira näiteks) või kasutades tavalist malli doc-formaadis.

2

Tõlketaotluse edastamine

Juhul, kui asutuse töökorraldus ei näe ette tõlketaotluse kooskõlastamist, siis tellija lisab täidetud taotluse juurde tõlgitavad failid ja edastab tõlkekorraldajale.

3Kooskõlastamine

Juhul, kui asutuse töökorraldus näeb ette, siis toimub tõlketaotluse kooskõlastamine: AS-IS.TUGIPROTSESS-004

4

Tõlketaotluse läbivaatamine ja hindamine

Tõlkekorraldaja tutvub tellimuse sisuga, hindab tellimuse mahtu ja vajadusel ka maksumust.

5

Tellimuse suunamine koosseisulisele tõlgile

Kui ressurssi on piisavalt, siis räägitakse koosseisulise tõlgiga läbi ning töö läheb temale.

6

Tellimuse edastamine tõlkebüroole

Kui asutusel endal ressurss puudub või on ülekoormatud, siis tellimus suunatakse tõlkebüroole. Kui tõlkebüroo hinnakiri on olemas ning eraldi kooskõlastusi ja hinnapakkumist ei ole vaja, siis tellimus suunatakse kohe valitud tõlkebüroole.

7Tellimuse edastamine tellijaleKui tellimus edastati koosseisulisele tõlgile või tõlkebüroole (hinnapakkumisi küsimata), siis tõlgitud tellimus tagastatakse tõlkekorraldajale ja tema saadab selle edasi tellijale (teatud asutustes tagastatakse see otse tellijale).

8

Tellimuse edastamine asekantsleri abile

Kui on otsustatud, et tellimus suunatakse tõlkebüroole ja lisaks on vaja küsida hinnapakkumist, siis tellimus suunatakse asekantsleri abile.

9

Hinnapakkumiste küsimine

Asekantsleri abi küsib tõlkebüroodelt hinnapakkumisi (kui puudub kehtiv leping või tegemist erilise tellimusega).

10

Tellimuse kooskõlastamine

Kui hinnapakkumine on tulnud, siis toimub tellimuse kooskõlastamine (koos maksumusega): AS-IS.TUGIPROTSESS-004

11

Tellimuse edastamine tõlkebüroole

Kui kõik vajalikud kooskõlastused on olemas, siis toimub tellimuse edastamine soodsaima pakkumise teinud tõlkepartnerile.

12

Tellimuse edastamine

Kui tõlgitud tellimus tuleb tõlkepartnerilt tagasi, siis osakonna töötaja (asekantsleri abi jne) edastab selle tellijale.

13

Tõlgitud tellimuse ülevaatamine

Tellija tegeleb tõlgitud tellimuse ülevaatamisega (nii majasisese kui ka tõlkebüroolt tellitud) ja vaatab, kas tõlge on piisavalt kvaliteetne või mitte.

14

Parandustööde teostamine

Juhul, kui tellija ei ole kvaliteediga rahul, siis toimub parandustööde teostamine: AS-IS.PARANDUS

15

Tellimuse aktsepteerimine

Kui tõlke kvaliteet on rahuldav või parandustööd tehtud, tellimus aktsepteeritakse (antakse tõlgile e-posti teel teada, et sobib või kinnitatakse vastuvõtmist infosüsteemis).

16

Arve kooskõlastamine

Kui tellimus on aktsepteeritud ning teostajaks oli tõlkebüroo, siis tellija annab finantsosakonnale teada, et tellimus on aktsepteeritud ning arvel olev info ja summad on õiged.

17

Arve tasumine

Tõlkebüroo koostatud ja oma maja sees kinnitatud arve makstakse ära.

  • No labels