5.3.1. Tõlketeenuse tellimine

Versioon	Kuupäev	Autor	Kommentaar	Staatus	Seotud JIRA pilet
1.0	17.02.2021	Irina Rossinskaja

1.1.1. Lühikirjeldus

Tõlketeenuse tellimise raames toimub tellimuse esitamine keskse tõlkekeskkonna kasutajaliidese kaudu. Tõlketeenuse tellimisel tuleb kasutajal täita tellimuse vorm. Tellimuse vormi sisu sõltub valitud tellimuse tüübist. Asutuse tõlketeenuse osutamise eest vastutav isik (tõlkekorraldaja, osakonna juht) suunab tellimuse edasi tõlkebüroole või koosseisulisele tõlkijale. Juhul, kui tõlketeenust ei ole mingil põhjusel võimalik osutada, saab tõlkekorraldaja tõlketellimusest loobuda.

Kui asutuse töökorraldus näeb ette, et tellija ja tõlkekorraldaja rollis on üks ja seesama isik, siis on võimalik tõlketeenuse tellimise töövoog ümber seadistada vastavalt asutuse vajadustele.

1.1.2. Äriprotsessi joonis

1.1.2.1. Tõlketeenuse tellimine

1.1.3. Prototüüp

Protsess on realiseeritud prototüübis. Vastavad vaated:

Tellimuse lisamine: ▶ 💻 Desktop - RIK / Webapp v2 (figma.com)
Tellimuse korraldamine ehk suunamine täitjale: ▶ 💻 Desktop - RIK / Webapp v2 (figma.com)
Tellimuse jaotamine: ▶ 💻 Desktop - RIK / Webapp v2 (figma.com)

1.1.4. Kasutaja tegevuste kirjeldus

1.1.4.1. KL.01.Tellimuse suunamine tõlkijale

Eeltingimused

Kasutaja on süsteemi sisse logitud.
Kasutajal on tõlkekorraldaja ja tellija õigused olemas.
Tõlkevajadus on süsteemiväliselt kooskõlastatud (vajadusel).

Rollid

Tellija
Tõlkekorraldaja

Süsteemi töövoog on võimalik seadistada selliselt, et tellija ja tõlkekorraldaja rolli täidab üks kasutaja.

Põhivoog

Tellija täidab tellimuse vormi, olemasolu korral lisab tõlgitavad failid ja/või taustainfo failid ja kinnitab oma valiku.
Süsteem annab tellimusele numbri ja staatuse ("Uus") ning tõlkekorraldajale saadetakse teavitus, et saabus uus tõlketellimus.
Tõlkekorraldaja tutvub saabunud tellimusega ja otsustab, kas võtta tellimus töösse, loobuda sellest (AV.1a) või jaotada erinevate täitjate vahel (AV.1b).
Tõlkekorraldaja tutvub tellimuse tööde hindamise tulemustega ja suunab tellimuse tööd valitud täitjatele.
Süsteem muudab tellimuse staatust ("Tõlkijale suunatud") ja saadab koosseisulisele tõlkijale või tõlkebüroole teavituse, et uus tellimus on tulnud.

Alternatiivvood

AV.1a Kasutaja loobub tõlketellimusest

Kasutaja otsustab loobuda tõlketellimusest ja kinnitab oma valiku.
Süsteem kuvab tõlketellimusest loobumise vormi.
Kasutaja täidab tõlketellimusest loobumise vormi ja kinnitab oma valiku.
Süsteem muudab esitatud tõlketellimuse staatuse mitteaktiivseks ("Tühistatud") ja edastab tellijale teavituse, et tõlketellimusest on loobutud.

AV.1b Kasutaja otsustab jaotada tellimuse tööd erinevate täitjate vahel.

Kasutaja otsustab jaotada tööd erinevate täitjate vahel ja teeb valiku "Jaota".
Süsteem jaotab tööd täitjate vahel.
Kasutaja kirjeldab jaotamise loogikat (lisab lehekülgede arvu igale täitjale, vajadusel lisab täitjaid juurde) ja kinnitab oma valiku.
Süsteem muudab tööde staatuse ("Tõlkijale suunatud") ja saadab tõlkijatele teavituse, et uus töö on tulnud.

Järeltingimused

Tõlketellimus on suunatud tõlkijale.
Tellimuse töö on jaotatud erinevate tõlkijate vahel.
Tõlketellimusest on loobutud.

1.1.5. Nõuded

ID	Kirjeldus	Nõude staatus
TB-TT-001	Tellimuse esitamiseks tuleb täita tellimuse vorm. Vormil peavad olema järgmised andmeväljad: vt 2021-04-07 Ideatsioon N4 - Keskne tõlkekeskkond - RIK Avalik Conflu ptk 1.4.4. Tõlketeenuse tellimine p.2.
TB-TT-015	Tellimuse failide lisamisel peab käivituma tekstianalüüs, mille tulemusena kuvatakse järgmised andmed: valdkond tõlkemaht (tähemärkide ja/või sõnade arv) sihtkeele valikuvõimalus toimetamise vajaduse märkimise võimalus (kui tegemist on kirjaliku tõlketellimusega) tõlkemäludega kattuvuse protsent
TB-TT-016	Tekstianalüüsi tulemused on failipõhised ehk kasutajale on kuvatud analüüsitud failide nimekiri koos analüüsi tulemustega iga faili juures.
TB-TT-017	Tellimus võib jaguneda mitmeks tööks. Tööd on keelesuunapõhised. Kui tellimuse raames on lisatud faili vaja tõlkida erinevatesse keeltesse, siis tellimus jaguneb mitmeks tööks vastavalt soovitud keelesuundadele.
TB-TT-002	Süsteemi teavituste saatmist peab saama välja/sisse lülitada (täpsustatud TO-BE tugiprotsesside nõuetes TB-TP-012 ).
TB-TT-003	Peab olema võimalik seadistada tõlketeenuse tellimise töövoogu (kirjeldatud TO-BE tugiprotsessi TP-TS nõuetes alates TB-TP-024 kuni TB-TP-033 ): osalejate lisamine/eemaldamine (osaleb ainult tellija või tellija ja tõlkekorraldaja); sammude lisamine/eemaldamine (näiteks kõik tellimused saadetakse tõlkebüroole ja majasisese tegevuse sammud ei ole vajalikud).
TB-TT-004	Tõlketellimusest ja tellimuse tööst peab saama loobuda. Loobumise korral: tuleb täita loobumise vorm (vt peatükk 1.1.6 "Tõlketellimusest loobumise vorm"); süsteem määrab tellimuse staatuseks "Tühistatud"; tellijale saadab süsteem teavituse, et tellimus on tühistatud.
TB-TT-018	Tühistatud tõlketellimust peab saama taastada. Tühistatud tõlketellimuse taastamine on võimalik 3 kuu jooksul. Peale 3 kuu möödumist tuleb sama töö tellimiseks luua uus tellimus.
TB-TT-005	Tõlkekorraldaja peab saama tõlketellimust kinnitada. Kinnitamise korral: süsteem määrab tellimuse staatuseks "Registreeritud"; tellijale saadab süsteem teavituse, et tellimus on registreeritud.
TB-TT-006	Süsteem peab hindama tellimust automaatselt. Hindamine toimub järgmiste kriteeriumite alusel: tähemärkide arv/minutite arv; ühe lehekülje/minuti maksumus; sõnade arv; tähtaeg/kellaaeg; vajalikud keelesuunad. 1 tõlkelehekülg = 1800 tähemärki koos tühikutega. Hindamise tulemuseks on tellimuse eeldatav maksumus. Hinna arvutamise reeglid: lk arv (minutite arv) x lk maksumus (minuti maksumus) sõltuvalt keelesuunast. Maksumuse arvutamisel peab saama valida, milliste parameetrite alusel toimub arvutamine (sõnade arv, minutid, tähemärkide arv vms). Maksumuse arvutamisel peab saama määrata, mitu protsenti hinnast läheb arvesse sõltuvalt tekstianalüüsi tulemustest. Näiteks, kui tõlkemäludega kattuvuse protsent on 101%, siis hinnast arvestatakse maksumuse arvutamisel ainult 10%, kui kattuvuse protsent on 80%, siis hinnast arvestatakse maksumuse arvutamisel 20% jne. Iga kattuvuseprotsendi jaoks peab saama määrata, kui palju ühiku hinnast läheb arvesse maksumuse arvutamisel. Süsteemi arvutatud maksumust peab saama käsitsi muuta.
TB-TT-007	Peab saama valida, kas suunata tellimus koosseisulisele tõlgile või tõlkebüroole (nimekirja haldamine kirjeldatud siin: TB-TP-055 ).
TB-TT-008	Süsteem peab automaatselt otsima majasisest ressurssi ja tõlkebüroosid. Otsing toimub: arvestades tellimuse hindamise aspekte ja tulemusi; süsteemis registreeritud koosseisuliste tõlkijate ja tõlkebüroode seast. Otsingu tulemuseks on nimekiri sobivatest koosseisulistest tõlkijatest/tõlkebüroodest või teavitus ressursi puudumise kohta.
TB-TT-009	Ressursi otsingu läbiviimisel vaatab süsteem, kas koosseisuliste tõlkijate seast on keegi vaba (nt kalendris on aeg vaba) ning kas vaba tõlkija valdab vajalikku keelt. Kui majasisene ressurss puudub, otsitakse tõlkebüroode seast.
TB-TT-010	Automaatselt teostatud ressursi otsingu tulemuste nimekirjast peab olema võimalik valida sobiv tegija ja suunata temale tellimus.
TB-TT-011	Peab olema võimalik lisada tellimuse teostaja käsitsi, kui: on konkreetselt teada, kes peab tellimuse tõlkimisega tegelema; automaatselt teostatud ressursi otsingu tulemustes puudub sobiv teostaja.
TB-TT-012	Tellimuse suunamisel teostajale (koosseisulisele tõlgile või tõlkebüroole) peab: Muutuma tellimuse staatus. Uueks staatuseks on "Tõkijale suunatud". Süsteem saatma teavituse tõlkijale/tõlkebüroole, et uus tellimus on tulnud. Ilmuma uus kanne asutuse ja kasutaja kalendrisse (suuliste tõlketellimuste puhul).
TB-TT-019	Kui tellimus suunatakse täitjale, siis peab saama jaotada tööd erinevate täitjate vahel. Jaotamisel tuleb: lisada soovitud täitjate arv (automaatselt pakutakse kaks täitjat, kuid kasutaja peab saama lisada rohkem, täitjate arv ei ole piiratud); määrata täitjatele tõlkimiseks mõeldud lk arv. Jaotatud tööde puhul saadetakse teavitus uuest tellimusest igale täitjale eraldi.
TB-TT-013	Peab olema võimalik üles laadida vähemalt järgmised failitüübid: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, Adobe, Adobe PageMaker6.5, Adobe InDesign CS, Adobe FrameMaker 7, HTML, XML, SGML, XLIFF, Interleaf/Quicksilver, StarOffice, Clipboard, helifailid (wav/mp3/ogg/amr/mp2), videofailid (AVI, MKV, MOV, MP4, RM, TS, VOB, WMV).
TB-TT-014	Süsteemis peab olema ID genereerimise võimekus (näiteks tellimuse jaoks). ID-numbri loomisel peab süsteem arvestama vähemalt järgmiste aspektidega: Objekti tunnused: kirjalik tellimus (K), suuline tellimuse (S), transkribeerimine (T). Tellimuse töö jaoks keelesuuna tähis (nt ETEN, ENET, ETRU jne). Aasta ja kuu. Tellimuse ja töö nr süsteemis. Asutused kood või tähis. Tellimuse ID-number näeb välja järgmine: PPA-2021-04-K-126, mis tähendab, et tegemist on 2021. aastal aprillis loodud PPA kirjaliku tellimusega, mis on 126. tellimus süsteemis. Vastava tellimuse number näeb välja järgmine: PPA-2021-04-K-126-ETEN-1, mis tähendab, et tegemist on kirjaliku tõlketööga ning tõlkida on vaja eesti keelest inglise keelde. Tegemist on tellimuse esimese tööga. Tellimuse ID-numbri genereerimist peab saama määratud perioodi tagant nullida (nt aastavahetusega läheb numeratsioon nulli).